#Die drei Preismodelle
Fast alle Anbieter rechnen nach einem von drei Grundmodellen ab – oft mit Varianten und Zusatzgebühren:
| Modell | So funktioniert es | Gut für | Achtung bei |
|---|---|---|---|
| Paket-Abo | Fester Monatspreis je Paket (z. B. Basis, Pro), teils nach Zimmerzahl gestaffelt | kleine Häuser, planbare Kosten | Sprüngen zwischen Staffeln, Modulen außerhalb des Pakets |
| Pro Zimmer | Betrag pro Zimmer und Monat, oft mit Mindestgebühr | wachsende Häuser, Gruppen | Mindestgebühren, Aufpreisen pro Modul |
| Lizenz + Wartung | Einmalige Lizenz, dazu jährlich ein Wartungsvertrag (häufig ein fester Prozentsatz der Lizenz) | große Häuser mit eigener IT | Hardware, Upgrades, Ende des Herstellersupports |
Hinzu kommen bei manchen Systemen umsatz- oder buchungsabhängige Komponenten, etwa eine Gebühr pro Buchung über die Buchungsmaske oder Transaktionsgebühren beim integrierten Payment.
#Alle Kostenblöcke im Überblick
Bei Hotelsoftware ist es wie beim Eisberg: Der Monatspreis ist gut sichtbar, die größeren Posten liegen oft darunter. Wer sie von Anfang an mitrechnet, erlebt später keine Überraschungen.
| Art | Posten | Typische Abrechnung |
|---|---|---|
| einmalig | Einrichtung & Konfiguration | pauschal / nach Aufwand |
| Datenübernahme aus dem Altsystem | pauschal / nach Aufwand | |
| Schulung (remote oder vor Ort) | inklusive / Tagessatz | |
| laufend | Grundgebühr bzw. Paket | € / Monat |
| Preis pro Zimmer | € / Zimmer / Monat | |
| Zusatzmodule (Kasse, Spa, RMS, App …) | € / Monat je Modul | |
| Schnittstellen & Channel-Manager | € / Monat je Partner oder Kanal | |
| variabel | Payment-Transaktionen | % vom Umsatz + fix je Zahlung |
| Buchungsgebühren (manche IBEs) | € oder % je Buchung | |
| Hardware | Kasse, TSE, Kartenterminal, Kiosk, Drucker | Kauf / Miete |
#Kostenrechner: Gesamtkosten über die Laufzeit
Tragen Sie die Werte aus einem Angebot ein, um es mit anderen vergleichbar zu machen. Die Voreinstellungen sind ein fiktives Beispiel für ein Haus mit 30 Zimmern – keine Preise eines bestimmten Anbieters.
So lesen Sie das Ergebnis: Der Wert „pro Zimmer und Monat“ macht Angebote unterschiedlicher Preismodelle vergleichbar. Legen Sie für jedes Angebot dieselbe Laufzeit und dieselben Module zugrunde.
#Veröffentlichte Einstiegspreise im Vergleich
Nur 9 von 23 Anbietern in unserem Vergleich nennen öffentlich einen Einstiegspreis. Die Angaben sind wegen unterschiedlicher Modelle und Leistungsumfänge nicht direkt vergleichbar – sie zeigen aber, in welcher Größenordnung der Einstieg liegt:
| System | Preismodell | Einstieg laut Anbieter |
|---|---|---|
| Casona | Monatsabo je Betrieb. Der PMS-Preis richtet sich nach der Zimmerzahl; Channel Manager und Booking Engine kosten je 20 % des PMS-Preises (im Channel Manager sind die drei wichtigsten Portale enthalten, weitere optional). Optional: KI-Concierge (inkl. 1.000 Telefonminuten/Monat, danach 0,10 €/Min.), Schließsystem-Anbindung 2 € je Schloss/Monat, Hotelvergleich 15 € je beobachtetem Mitbewerber. Gastronomiebetriebe: 59 €/Monat. Keine Einrichtungsgebühr, keine Kosten pro Buchung oder pro Nutzer. Mindestlaufzeit 12 Monate. | ab 68 € netto/Monat (PMS, abhängig von der Zimmerzahl); Channel Manager und Booking Engine je +20 % des PMS-Preises |
| apaleo | Abo pro Zimmer/Monat mit Mindestgebühr; keine Einrichtungs-, Wartungs- oder Integrationsgebühren; Apaleo Pay transaktionsbasiert (ab 0,6 %) | 8 € pro Zimmer/Monat, mindestens 400 €/Monat |
| Clock PMS+ | All-inclusive-Abo, Preis abhängig von Jahresnettoumsatz und Zimmerzahl; einmalige Onboarding-Gebühr je nach Onboarding-Plan; Rabatte setzen 12 Monate Mindestlaufzeit voraus | Beispiel laut Preisrechner: Ø 517 €/Monat zzgl. MwSt. bei 40 Zimmern und 1,9 Mio. € Jahresnettoumsatz |
| eviivo | Monatsabo nach Kapazität und Funktionspaketen; Zusatzmodule pro Zimmer (Payment Manager +1 €, Guest/Promo/Performance/Owner Manager je +2 € pro Zimmer); optional 0,50 € pro bestätigter Buchung bei Nutzung von Messaging-/Zahlungsdiensten | ab 40 €/Monat für eine einzelne Unterkunft, ab 110 €/Monat für mehrere Unterkünfte (zzgl. MwSt.; Mindestpreis gilt) |
| GMS Hotel Felix / felixUnity | felixUnity: Abo pro Nutzer und Monat, gestaffelt (85 € für Nutzer 1–5, 65 € für Nutzer 6–20, 35 € ab dem 21. Nutzer, jeweils zzgl. USt.), mind. 2 Nutzer, Mindestlaufzeit 12 Monate, Einrichtung nach Aufwand; GMS Hotel Felix: Preise auf Anfrage | ab 170 € pro Monat zzgl. USt. (felixUnity, 2 Nutzer à 85 €), zzgl. Einrichtung nach Aufwand |
| HotelFriend | Monatsabo in Paketen: CORE (10 vorkonfigurierte Produkte), FLEX (frei wählbare Module), Signature (individuell, auf Anfrage); Berechnungsbasis nicht angegeben | CORE ab 30 €/Monat (laut Startseite); FLEX ab 156 €/Monat (laut Preisseite) |
| igumbi | Monatsabo nach Zimmerzahl und Paket (Starter/Seller/Wisdom); Channel-Manager-Anbindung als Zusatzoption | ab 80 € netto/Monat für 10 Zimmer (Paket Starter); Seller ab 130 €, Wisdom ab 195 € (jeweils 10 Zimmer, zzgl. MwSt.) |
| Little Hotelier | Monatsabo je nach Tarif und Zimmerzahl (Basics, Pro), zzgl. Steuern; Basics mit 1 % Buchungsgebühr; Add-ons separat; jährliche Zahlung mit Rabatt möglich | ab 29 €/Monat zzgl. Steuern plus 1 % Buchungsgebühr (Basics); Pro ab 119 €/Monat |
| RoomRaccoon | Abo pro Monat in Tarifen (Essential, Premium, Pro), gestaffelt nach Zimmerzahl; jährliche Zahlweise günstiger; Add-ons separat | ab 177 €/Monat (Essential, jährliche Zahlweise, bis 18 Zimmer laut Preisrechner; monatliche Zahlweise 212 €) |
#Sieben Tipps für die Preisverhandlung
- Gleiche Basis schaffen: Allen Anbietern dieselbe Anforderungsliste schicken und Angebote in den Rechner übertragen.
- Laufzeit gegen Rabatt: Längere Bindung kann günstigere Konditionen bringen – aber nur mit Datenexport-Garantie.
- Preisgarantie: Preisanpassungsklauseln begrenzen oder für die Mindestlaufzeit ausschließen.
- Einrichtung verhandeln: Einmalkosten sind oft verhandelbarer als Monatspreise.
- Module staffeln: Nicht alles ab Tag eins buchen – Zusatzmodule später zu fixierten Preisen.
- Payment separat prüfen: Gebühren des integrierten Payments mit Ihrem bisherigen Zahlungsdienstleister vergleichen.
- Testphase nutzen: Kostenlose Tests schonen nicht nur das Budget, sondern zeigen echte Aufwände.
#Häufige Fragen
Warum veröffentlichen viele Anbieter keine Preise?
Besonders bei Systemen für größere Häuser hängen die Kosten stark von Zimmerzahl, Modulen, Schnittstellen und Projektumfang ab. Viele Hersteller kalkulieren deshalb individuell. Für Sie heißt das: Fordern Sie schriftliche Angebote mit vollständiger Kostenaufstellung an, damit Sie vergleichen können.
Sind Preise pro Zimmer oder Pauschalpakete günstiger?
Das hängt von der Hausgröße ab. Pauschalpakete sind für kleine Häuser oft attraktiv, Preise pro Zimmer skalieren fairer mit wachsender Größe. Rechnen Sie beide Varianten mit Ihrer Zimmerzahl und den benötigten Modulen durch – der Rechner auf dieser Seite hilft dabei.
Kann ich Hotelsoftware steuerlich absetzen?
Laufende Softwaregebühren sind in der Regel Betriebsausgaben. Wie Lizenzkäufe und Einrichtungskosten zu behandeln sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.