Checkliste: Die richtige Hotelsoftware auswählen

#Grundfunktionen (PMS)

• Belegungsplan mit Drag-and-drop und farbigem Statusmuss
• Reservierung, Option, Warteliste und Stornierungmuss
• Gruppenbuchungen und Kontingente (Allotments)soll
• Gästekartei mit Historie, Vorlieben und Dubletten-Erkennungmuss
• Check-in/-out in wenigen Schrittenmuss
• Rechnungssplit (Firma/Gast), Anzahlungen, Gutscheinemuss
• Ratenpläne, Pauschalen, Saisonpreise, abgeleitete Ratenmuss
• Housekeeping-Status und Reinigungsplanungsoll
• Berichte: Auslastung, ADR, RevPAR, Umsatz nach Segmentmuss
• Automatischer Tagesabschlusssoll

#Vertrieb & Gästekommunikation

• Channel-Manager mit 2-Wege-Verbindung zu den wichtigen Portalenmuss
• Buchungsmaske für die eigene Webseite (mobil, mehrsprachig)muss
• Anbindung an Metasuche (z. B. Google Hotel Ads)kann
• Automatische Bestätigungs-, Pre-Arrival- und Post-Stay-Mailssoll
• Online-Check-in und digitale Registrierungsoll
• Upselling (Zimmer-Upgrade, Extras) vor der Anreisekann
• Revenue-Management bzw. Preisempfehlungenkann

#Gastronomie, Spa & Tagung

• Kasse mit Buchung aufs Zimmersoll
• Spa- und Behandlungsplanungkann
• Tagungsräume, Function Sheets, Bankettabrechnungkann
• Verpflegungsarten (HP/VP) und Küchenlistensoll

#Recht & Compliance

• GoBD-konforme Buchungen, Verfahrensdokumentationmuss
• TSE-Lösung und DSFinV-K-Export für Kassenvorgängemuss
• Digitaler Meldeschein mit automatischer Löschungsoll
• E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) erstellen und empfangenmuss
• Kurtaxe / Übernachtungsteuer der Gemeinde abbildbarmuss
• DSGVO: AVV, Rollen & Rechte, Löschkonzept, Auskunftmuss
• Barrierefreie Buchungsmaske (BFSG)soll

#Technik & Schnittstellen

• Betriebsmodell passt (Cloud / On-Premise / Hosting)muss
• Serverstandort und Backup-Konzept dokumentiertmuss
• Zwei-Faktor-Authentifizierungsoll
• Offene, dokumentierte APIsoll
• Schnittstelle Buchhaltung (z. B. DATEV)muss
• Schnittstellen zu Türschloss, Telefon, TV/WLAN (falls vorhanden)soll
• Integriertes Payment oder Anbindung Ihres Zahlungsdienstleisterssoll
• Mobile Nutzung (Tablet/Smartphone)soll
• Notfallkonzept bei Internetausfallmuss

#Anbieter, Support & Vertrag

• Deutschsprachiger Support, Erreichbarkeit am Wochenendemuss
• Onboarding, Schulung und Datenübernahme im Angebot enthaltensoll
• Referenzbetriebe ähnlicher Größe und Artsoll
• Testzugang mit eigenen Daten möglichsoll
• Transparente Gesamtkosten über 36 Monatemuss
• Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist akzeptabelmuss
• Preisanpassungsklauseln begrenztsoll
• Vollständiger Datenexport bei Vertragsende zugesichertmuss
• Roadmap: Wohin entwickelt sich das Produkt?kann
• Wirtschaftliche Stabilität des Anbieterssoll
• Stichtag für den Umstieg außerhalb der Hochsaison geplantsoll