TSE, Meldeschein, E-Rechnung & GoBD: Was Hotelsoftware können muss

#Vorab: worum es hier geht

Hotelsoftware muss nicht nur bequem sein, sondern auch eine Reihe rechtlicher Anforderungen erfüllen – von der Buchführung über die Kasse bis zum Datenschutz. Internationale Systeme bilden deutsche Besonderheiten nicht immer vollständig ab. Diese Seite gibt einen Überblick über die Themen, die Sie bei der Auswahl ansprechen sollten.

#GoBD: ordnungsgemäße digitale Buchführung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln, wie steuerlich relevante Daten digital erfasst und aufbewahrt werden. Für eine Hotelsoftware bedeutet das vor allem:

• Unveränderbarkeit: Gebuchte Rechnungen und Zahlungen dürfen nicht spurlos geändert oder gelöscht werden – Korrekturen erfolgen per Storno und Neubuchung.
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen werden mit Zeitpunkt und Benutzer protokolliert.
• Aufbewahrung: Buchungsbelege sind seit 2025 grundsätzlich acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren – auch nach einem Systemwechsel.
• Datenzugriff: Die Finanzverwaltung muss bei einer Außenprüfung auf die Daten zugreifen oder sie in maschinell auswertbarer Form erhalten können.
• Verfahrensdokumentation: Wie Daten erfasst, verarbeitet und archiviert werden, ist zu dokumentieren. Gute Anbieter liefern dafür Vorlagen.

#KassenSichV & TSE

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen in Deutschland durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein (§ 146a AO, Kassensicherungsverordnung). Die TSE signiert jeden Vorgang, sodass nachträgliche Manipulationen erkennbar werden. Außerdem gilt eine Belegausgabepflicht, und die Daten müssen im Format der DSFinV-K exportiert werden können.

Seit 2025 besteht zudem eine Mitteilungspflicht: Elektronische Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt über ELSTER zu melden – Anschaffung und Außerbetriebnahme eingeschlossen.

#Meldeschein nach Bundesmeldegesetz

Die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten ist in den §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz geregelt. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist sie zum 1. Januar 2025 für deutsche Staatsangehörige entfallen. Für ausländische Gäste gilt sie weiter: Sie müssen am Tag der Ankunft einen Meldeschein ausfüllen; Mitreisende Angehörige und Teilnehmende von Reisegruppen können unter bestimmten Voraussetzungen vereinfacht erfasst werden.

Das Gesetz lässt neben dem Papierformular auch elektronische Verfahren zu – etwa in Verbindung mit einem Online-Check-in. Meldescheine sind für eine bestimmte Frist aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und danach zu vernichten.

Für die Softwareauswahl heißt das: Ein gutes System erkennt anhand der Staatsangehörigkeit, ob ein Meldeschein nötig ist, erzeugt ihn digital oder als Druck, unterstützt die Erfassung im Online-Check-in und löscht die Daten nach Ablauf der Frist automatisch.

#E-Rechnung: Zeitplan & Anforderungen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – ein PDF allein genügt nicht.

1. 1. Januar 2025

   Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

2. 1. Januar 2027

   Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.

3. 1. Januar 2028

   Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen.

Ausgenommen sind u. a. Rechnungen an Privatpersonen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Für Hotels ist das vor allem bei Geschäftsreisenden, Firmenkunden und Tagungen relevant. Gängige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Die Hotelsoftware sollte beide Formate erzeugen, die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber abbilden und Eingangsrechnungen an die Buchhaltung weiterreichen können.

Ein Detail, das in Hotelrechnungen oft vorkommt: Übernachtungen und bestimmte Nebenleistungen unterliegen unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen. Die Software muss Pauschalen korrekt aufteilen und diese Aufteilung auch in der E-Rechnung sauber abbilden.

#Datenschutz (DSGVO)

Hotels verarbeiten zahlreiche personenbezogene Daten: Kontaktdaten, Ausweisdaten im Meldeschein, Zahlungsdaten, Vorlieben, teils Gesundheitsangaben (z. B. Allergien). Die Hotelsoftware sollte deshalb unterstützen bei:

• Auftragsverarbeitung: Bei Cloud-Software ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter nötig.
• Rollen & Rechten: Nicht jede Aushilfe muss Umsatzberichte oder Zahlungsdaten sehen.
• Löschkonzept: Automatisches Löschen oder Anonymisieren nach Fristablauf – unter Beachtung der steuerlichen Aufbewahrungspflichten.
• Betroffenenrechte: Auskunft und Datenexport je Gast mit wenigen Klicks.
• Einwilligungen: Dokumentation von Newsletter- und Marketing-Einwilligungen.

#Kurtaxe, Gästebeitrag & Übernachtungsteuer

Viele Gemeinden erheben Abgaben auf Übernachtungen – als Kurtaxe bzw. Gästebeitrag pro Person und Nacht oder als prozentuale Übernachtung- bzw. Beherbergungsteuer. Die Regeln unterscheiden sich stark: Altersgrenzen, Befreiungen (etwa für bestimmte Geschäftsreisen), Saisonzeiten und Meldeformate.

Prüfen Sie, ob die Software diese Regeln frei konfigurierbar abbildet, die Abgabe automatisch auf die Rechnung setzt und die nötigen Meldelisten für die Gemeinde erzeugt. In Ferienregionen ist außerdem die Anbindung an digitale Gästekarten-Systeme ein Thema.

#Barrierefreiheit der Online-Buchung

Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Es verpflichtet Anbieter bestimmter Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbrauchern, diese barrierefrei zu gestalten – dazu zählen auch Online-Buchungsstrecken. Für Dienstleistungen von Kleinstunternehmen gelten Ausnahmen.

Für die Softwareauswahl bedeutet das: Fragen Sie den Hersteller der Buchungsmaske, welche Barrierefreiheitsanforderungen umgesetzt sind (Tastaturbedienung, Screenreader, Kontraste) und ob eine Barrierefreiheitserklärung bereitgestellt wird.

#Pflicht-Check für Ihre Anbieterauswahl

• GoBD: Verfahrensdokumentation verfügbar? Export für die Betriebsprüfung?
• Kasse: TSE-Lösung, DSFinV-K-Export, Unterstützung bei der ELSTER-Meldung?
• Meldeschein: digitale Erfassung, automatische Löschung nach Frist?
• E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD, Leitweg-ID, Empfang von Eingangsrechnungen?
• DSGVO: AVV, Serverstandort, Rollen & Rechte, Löschkonzept?
• Abgaben: Kurtaxe bzw. Übernachtungsteuer Ihrer Gemeinde abbildbar?
• Barrierefreiheit: Angaben zur Buchungsmaske vorhanden?

Alle Punkte zum Abhaken in der interaktiven Checkliste.

#Häufige Fragen