Glossar: Hotelsoftware-Begriffe von A bis Z

Von ADR bis Yield Management: die wichtigsten Abkürzungen und Fachbegriffe rund um PMS, Channel-Manager, Vertrieb und Compliance – kurz erklärt, mit Formeln, wo es sie gibt.

45 Begriffe
Stand November 2026

2-Wege-Schnittstellebidirektional: Daten fließen in beide Richtungen: Der Channel-Manager sendet Verfügbarkeiten an das Portal und empfängt Buchungen zurück. Einweg-Schnittstellen erfordern manuelle Nacharbeit.
ADRAverage Daily Rate: Durchschnittlicher Logisumsatz pro verkauftem Zimmer und Nacht. ADR = Logisumsatz ÷ verkaufte Zimmer. Zusammen mit der Auslastung die wichtigste Kennzahl für die Preisqualität eines Hauses.
AllotmentKontingent: Ein Zimmerkontingent, das einem Partner (z. B. Reiseveranstalter oder Firmenkunde) für einen Zeitraum reserviert wird. Nicht abgerufene Zimmer fallen zu einer vereinbarten Frist (Release) an das Hotel zurück. Ein gutes PMS überwacht Release-Fristen automatisch.
APIApplication Programming Interface: Programmierschnittstelle, über die andere Systeme Daten mit der Hotelsoftware austauschen. Eine offene API ist dokumentiert und für Drittanbieter nutzbar – Voraussetzung, um Türschlösser, Kassen, Revenue-Tools oder eigene Auswertungen anzubinden. „API-first“ heißt: Die Software ist von Grund auf so gebaut, dass jede Funktion auch per Schnittstelle erreichbar ist.
ARIAvailability, Rates & Inventory: Das Datentrio, das ein Channel-Manager an Buchungsportale überträgt: Verfügbarkeit, Preise und Restriktionen (z. B. Mindestaufenthalt, Anreisesperre). Je schneller ARI-Updates übertragen werden, desto geringer das Risiko von Überbuchungen.
AuslastungOccupancy, OCC: Anteil der verkauften an den verfügbaren Zimmern. OCC = verkaufte Zimmer ÷ verfügbare Zimmer × 100.
BelegungsplanZimmerplan, Tape Chart: Die zentrale Kalenderansicht eines PMS: Zimmer als Zeilen, Tage als Spalten, Reservierungen als Balken. Gute Belegungspläne erlauben Umbuchen per Drag-and-drop und zeigen Status (angereist, abgereist, gesperrt) farblich an.
Channel-Manager: Software, die Verfügbarkeiten und Preise des Hotels automatisch mit Buchungsportalen (OTAs) synchronisiert und eingehende Buchungen ins PMS überträgt. Verhindert Überbuchungen und spart die manuelle Pflege jedes einzelnen Portals. Ausführlich im Ratgeber →
Cloud / SaaSSoftware as a Service: Die Software läuft auf Servern des Herstellers und wird über den Browser oder eine App genutzt. Kein eigener Server, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter; abgerechnet wird meist monatlich. Gegenstück: On-Premise.
CRMCustomer Relationship Management: Verwaltung von Gästeprofilen, Vorlieben, Aufenthaltshistorie und Kommunikation (z. B. Pre-Stay- und Post-Stay-Mails). In Hotelsoftware oft als Gästekartei integriert, in größeren Häusern als eigenständiges System angebunden.
CRSCentral Reservation System: Zentrales Reservierungssystem, typischerweise für Hotelgruppen: Es verwaltet Verfügbarkeiten und Raten mehrerer Häuser zentral und verteilt sie an Vertriebskanäle.
DATEV-Schnittstelle: Export der Buchhaltungsdaten im DATEV-Format, damit Steuerberater:innen Umsätze, Zahlungen und Erlöskonten direkt übernehmen können. Für deutsche Betriebe eine der meistgefragten Schnittstellen.
Direktbuchung: Buchung, die ohne Portal-Provision über die eigene Webseite, Telefon oder E-Mail eingeht. Eine gut integrierte Buchungsmaske ist das wichtigste Werkzeug, um den Direktanteil zu erhöhen.
DSGVO / AVVDatenschutz-Grundverordnung / Auftragsverarbeitungsvertrag: Wer Gästedaten in einer Cloud-Software speichert, lässt sie im Auftrag verarbeiten. Dafür ist ein AVV mit dem Hersteller nötig. Relevant sind außerdem Serverstandort, Unterauftragnehmer und Löschkonzepte.
Dynamic PricingDynamische Preisgestaltung: Preise werden laufend an Nachfrage, Auslastung, Wochentag, Events oder Wettbewerbspreise angepasst – manuell nach Regeln oder automatisiert durch ein RMS.
E-RechnungXRechnung, ZUGFeRD: Strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach EN 16931. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen im B2B-Bereich wird bis 2028 schrittweise eingeführt. Details im Ratgeber →
FolioGastkonto: Das Rechnungskonto eines Gastes oder Zimmers, auf das Logis, Extras und Restaurantumsätze gebucht werden. Splitten von Folios (z. B. Firma zahlt Zimmer, Gast zahlt Minibar) ist eine Kernfunktion jedes PMS.
GDSGlobal Distribution System: Globale Reservierungsnetzwerke wie Amadeus, Sabre oder Travelport, über die vor allem Reisebüros und Geschäftsreise-Agenturen buchen. Für Stadt- und Businesshotels relevant, für Ferienbetriebe meist nicht.
GoBDGrundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (digital): Verwaltungsvorschrift zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung digitaler Bücher und Belege. Für Hotelsoftware heißt das u. a.: unveränderbare Buchungen, lückenlose Protokollierung, Datenzugriff für die Betriebsprüfung.
HousekeepingZimmerreinigung & Zimmerstatus: Planung der Reinigung und Pflege des Zimmerstatus (schmutzig, sauber, kontrolliert, außer Betrieb). Housekeeping-Apps zeigen dem Reinigungsteam die Zimmerliste auf dem Smartphone und melden den Status in Echtzeit an die Rezeption.
IBEInternet Booking Engine, Buchungsmaske: Das Buchungsformular auf der Hotel-Webseite. Idealerweise greift es direkt auf Verfügbarkeiten und Preise des PMS zu, sodass Direktbuchungen ohne manuellen Abgleich im Belegungsplan landen.
Integriertes Payment: Kartenzahlungen, Vorauszahlungen und Terminal-Zahlungen laufen direkt aus der Hotelsoftware heraus und werden automatisch verbucht. Spart Abgleiche, kostet aber Transaktionsgebühren, die in den Gesamtkosten berücksichtigt werden sollten.
Kurtaxe / City TaxBeherbergungsabgaben: Kommunale Abgaben pro Gast und Nacht (Kurtaxe, Gästebeitrag) oder als Prozentsatz des Übernachtungspreises (Übernachtungs- bzw. Beherbergungsteuer). Regeln unterscheiden sich je Gemeinde – die Software sollte sie flexibel abbilden und für die Meldung auswerten können.
Meldescheinbesondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten: Nach dem Bundesmeldegesetz (BMG) müssen bestimmte Gäste einen Meldeschein ausfüllen. Seit 1.1.2025 gilt das nicht mehr für deutsche Staatsangehörige; für ausländische Gäste bleibt es bestehen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist ein digitaler Meldeschein zulässig. Details →
MetasearchMetasuche: Preisvergleichsportale wie Google Hotel Ads, Trivago oder Tripadvisor, die Angebote mehrerer Kanäle nebeneinander zeigen. Mit passender Anbindung lässt sich dort auch der Direktpreis des Hotels ausspielen.
MICEMeetings, Incentives, Conventions, Events: Tagungs- und Veranstaltungsgeschäft. Benötigt Raumbuchung, Bankettmappen (Function Sheets), Pauschalen und Gruppenabrechnung – Funktionen, die nicht jedes PMS mitbringt.
Multi-PropertyMehrhausfähigkeit: Mehrere Betriebe in einem System verwalten – mit gemeinsamer Gästedatenbank, zentralen Auswertungen und Rechtevergabe pro Haus. Wichtig für Gruppen und Betreiber mehrerer Objekte.
Night AuditTagesabschluss: Der tägliche Abschluss im PMS: Logis wird auf die Folios gebucht, No-Shows verarbeitet, Tagesberichte erzeugt und das Hoteldatum weitergeschaltet. Cloud-Systeme erledigen das oft automatisch.
No-Show: Gast erscheint ohne Stornierung nicht. Ob und wie viel berechnet wird, hängt von den Stornobedingungen ab – eine hinterlegte Kreditkarte oder Vorauszahlung über ein integriertes Payment macht die Durchsetzung deutlich einfacher.
On-Premiselokale Installation: Die Software wird auf eigenen Rechnern oder Servern im Hotel (oder bei einem IT-Dienstleister) installiert. Mehr Kontrolle über die Infrastruktur, aber auch Verantwortung für Updates, Backups und IT-Sicherheit.
Online- / Self-Check-in: Gäste erfassen ihre Daten vor der Anreise online oder am Terminal, zahlen und erhalten ggf. einen digitalen Schlüssel. Entlastet die Rezeption, besonders bei späten Anreisen und in Häusern mit kleiner Besetzung.
OTAOnline Travel Agency: Online-Buchungsportale wie Booking.com, Expedia oder HRS. Sie bringen Reichweite, berechnen aber eine Provision pro Buchung. Channel-Manager verbinden das Hotel mit ihnen.
PCI DSSPayment Card Industry Data Security Standard: Sicherheitsstandard der Kartenorganisationen für alle, die Kreditkartendaten verarbeiten. Moderne Systeme speichern Kartendaten nicht selbst, sondern nur Tokens des Zahlungsdienstleisters.
PMSProperty Management System: Das Kernsystem der Hotelsoftware: Reservierungen, Belegungsplan, Check-in/-out, Gästekartei, Rechnungen und Berichte. Alle anderen Bausteine (Channel-Manager, Kasse, Buchungsmaske) docken an das PMS an.
POSPoint of Sale, Kassensystem: Kasse für Restaurant, Bar oder Shop. Wichtig ist die Zimmerbuchung („auf Zimmer schreiben“) und – in Deutschland – die Konformität mit der KassenSichV.
RatenparitätRate Parity: Gleiche Preise auf allen Kanälen. Enge Paritätsklauseln von Buchungsportalen sind in Deutschland nach Entscheidungen des Bundeskartellamts und des BGH unzulässig; Hotels dürfen auf der eigenen Webseite also günstiger sein.
RatenplanRate Plan: Ein Preisprodukt mit eigenen Bedingungen: z. B. „Flex inkl. Frühstück“, „Nicht stornierbar −10 %“ oder „Wochenendpaket“. Abgeleitete Raten (Derived Rates) berechnen sich automatisch aus einer Basisrate.
RevPARRevenue per Available Room: Logisumsatz pro verfügbarem Zimmer – verbindet Preis und Auslastung in einer Zahl. RevPAR = Logisumsatz ÷ verfügbare Zimmer = ADR × OCC.
RMSRevenue-Management-System: Software, die Preise auf Basis von Nachfrage, Buchungsstand, Historie und Marktdaten empfiehlt oder automatisch setzt. Teils im PMS integriert, teils als spezialisiertes Tool angebunden.
Spa-Planung: Terminplanung für Behandlungen, Räume und Therapeut:innen inklusive Buchung aufs Zimmer. Für Wellness- und Ferienhotels oft ein Ausschlusskriterium bei der Softwarewahl.
TSE / KassenSichVTechnische Sicherheitseinrichtung: Elektronische Kassen müssen in Deutschland jede Buchung über eine zertifizierte TSE signieren (Kassensicherungsverordnung). Seit 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme zudem dem Finanzamt zu melden. Details →
ÜberbuchungOverbooking: Mehr Reservierungen als verfügbare Zimmer – unbeabsichtigt durch verzögerte Synchronisation oder bewusst als Strategie gegen No-Shows. Automatischer Abgleich per Channel-Manager reduziert das ungewollte Risiko.
Upselling: Verkauf höherwertiger Leistungen oder Extras (Zimmerkategorie, Frühstück, Late-Check-out) – zunehmend automatisiert über Pre-Arrival-Mails oder den Online-Check-in.
Walk-in: Gast ohne Reservierung, der direkt an der Rezeption bucht. Das PMS muss die Buchung sofort an alle Kanäle melden, damit das Zimmer nicht parallel online verkauft wird.
Yield Management: Älterer, oft synonym gebrauchter Begriff für Revenue Management: das richtige Zimmer zum richtigen Preis zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal verkaufen.