Cloud oder On-Premise: Welches Betriebsmodell passt zu Ihrem Hotel?

#Die Begriffe in 30 Sekunden

Cloud (SaaS) bedeutet: Die Hotelsoftware läuft auf Servern des Herstellers, Sie nutzen sie über Browser oder App und zahlen in der Regel eine monatliche Gebühr. On-Premise bedeutet: Die Software wird auf eigenen Rechnern oder einem Server im Haus installiert; meist zahlen Sie eine Lizenz und einen jährlichen Wartungsvertrag.

Dazwischen gibt es Mischformen: Hersteller, die beide Varianten anbieten, und installierte Software, die ein IT-Dienstleister in seinem Rechenzentrum für Sie betreibt (Hosting). In unserem Vergleich laufen 12 Systeme ausschließlich in der Cloud, 8 werden in beiden Varianten angeboten und 0 ausschließlich als Installation; bei 3 Systemen ließ sich das Betriebsmodell nicht eindeutig belegen.

#Der direkte Vergleich

#Kosten: Abo gegen Lizenz

Ein häufiger Denkfehler ist der Vergleich von Monatsgebühr und Lizenzpreis. Fair ist nur die Gesamtkostenbetrachtung (TCO) über drei bis fünf Jahre. Bei On-Premise-Systemen gehören dazu Server-Hardware und deren Austausch, Betriebssystem- und Datenbanklizenzen, Backup-Lösung, Wartungsvertrag sowie die Arbeitszeit von IT-Dienstleistern. Bei Cloud-Systemen sind diese Posten in der Gebühr enthalten – dafür zahlen Sie dauerhaft.

Gerade für kleine und mittlere Betriebe ohne eigene IT fällt die Rechnung meist zugunsten der Cloud aus. Für große Häuser mit vorhandener Infrastruktur kann sich das Bild umkehren. Rechnen Sie Ihr Szenario mit dem TCO-Rechner durch.

#Sicherheit & Datenschutz

Gäste- und Zahlungsdaten sind sensibel. Bei Cloud-Software liegen sie beim Anbieter – das ist kein Nachteil, solange dieser professionell arbeitet. Professionelle Rechenzentren sind in der Regel besser geschützt als ein Server im Abstellraum hinter der Rezeption.

Fragen Sie Cloud-Anbieter konkret nach:

• Serverstandort und Unterauftragnehmern (EU/EWR? Drittland mit Angemessenheitsbeschluss?)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
• Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 des Anbieters oder des Rechenzentrums
• Backup-Konzept: Wie oft, wie lange aufbewahrt, wie schnell wiederherstellbar?
• Zugriffsschutz: Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen und Rechte, Protokollierung
• Zahlungsdaten: Tokenisierung statt Speicherung von Kartennummern (PCI DSS)

Bei On-Premise-Systemen tragen Sie diese Verantwortung selbst: aktuelle Patches, getestete Backups außer Haus, Virenschutz und ein Plan für den Ernstfall – etwa einen Verschlüsselungstrojaner.

#Ausfallsicherheit in der Praxis

Der häufigste Einwand gegen die Cloud lautet: „Und wenn das Internet ausfällt?“ Ein realistischer Notfallplan besteht aus wenigen Bausteinen:

1. Zweite Leitung: Ein LTE/5G-Router als automatisches Backup kostet wenig und überbrückt die meisten Störungen.
2. Mobile Nutzung: Cloud-Systeme lassen sich notfalls per Smartphone über das Mobilfunknetz bedienen.
3. Notfalllisten: Täglich automatisch erzeugte Ankunfts-, Abreise- und Belegungslisten als PDF.
4. Klare Abläufe: Wer trägt Walk-ins nach, sobald die Verbindung wieder steht?

Zur Einordnung: Auch ein lokaler Server schützt nur bedingt. Fällt das Internet aus, sind Portale, Buchungsmaske und Kartenzahlung ebenfalls nicht erreichbar – unabhängig davon, wo das PMS läuft.

#Checkliste: Umzug in die Cloud

• Zukunftsreservierungen vollständig exportieren und Import mit dem neuen Anbieter testen
• Gästestammdaten bereinigen (Dubletten, veraltete Einwilligungen) – Umzug als Datenschutz-Chance nutzen
• Aufbewahrungspflichtige Altdaten (GoBD) archivieren und lesbar halten
• Schnittstellen inventarisieren: Kasse, Schlösser, Telefon, Buchhaltung, Channel-Manager
• Stichtag außerhalb der Hochsaison wählen, Parallelbetrieb kurz halten
• Schulungen vor dem Stichtag, „Super-User“ im Team benennen
• Kündigungsfristen des Altsystems und Laufzeit von Wartungsverträgen prüfen

Die vollständige Liste zum Abhaken: Checkliste Hotelsoftware-Auswahl →

#Fazit: Für wen passt was?

#Häufige Fragen